Eine Referenz ist die von einer Vertrauensperson (Referenzgeber) an den Referenznehmer erteilte Auskunft über einen Kandidaten. Die Referenz hat im Rekrutierungsverfahren nach wie vor ihren Stellenwert. Unter Personalberatern gilt sie als ergiebiger als die eingereichten Bewerbungsunterlagen. Allerdings ist die Einholung einer Referenz nach der Rechtsprechung an bestimmte Regeln gebunden.
Bewerben Sie sich bei einer anderen Firma, darf diese ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung keine Auskünfte über Sie bei Ihrem alten Unternehmen einholen. Das gilt immer, also während des laufenden Bewerbungsverfahrens und auch nach Ihrer Einstellung beim neuen Arbeitgeber. Auch der Betriebsrat im neuen Unternehmen ist an diese Regelung gebunden, weil dieser sonst anstelle der Firmenleitung recherchieren und so das Verbot unterlaufen könnte. Darüber hinaus darf das beworbene Unternehmen auch andere Außenstehende über Ihre Bewerbung nicht informieren.
Ihr ehemaliger Arbeitgeber kann jedoch ohne Ihre Erlaubnis und sogar entgegen Ihrem Wunsch Informationen an Ihren neuen Arbeitgeber weitergeben, wenn dieser ein berechtigtes Interesse daran bekundet. Allerdings sind der Auskunftsfreudigkeit Ihres ehemaligen Chefs Grenzen gesetzt: Liegt Ihr Arbeitsverhältnis bereits längere Zeit zurück, ist er nicht mehr berechtigt, Auskünfte an Ihre künftige oder jetzige Firma zu erteilen. Außerdem dürfen sich seine Auskünfte praktisch nur im Rahmen dessen bewegen, was auch für ein qualifiziertes Arbeitszeugnis gilt. Anders gewendet: Das, was an Informationen in Ihrem Arbeitszeugnis steht oder stehen dürfte, darf weitergegeben werden, nicht mehr und nicht weniger.
Damit sind praktisch auch alle die Fragen im Rahmen der Referenzeinholung ausgeschlossen, die nach der Rechtsprechung im Bewerbungsinterview als unzulässig gelten.
Diese relativ strengen Regelungen zielen erkennbar auf Ihren Schutz als Bewerber: Werden in Ihrer Abwesenheit personenbezogene Informationen über Sie zwischen Ihrem alten und dem neuen Unternehmen ausgetauscht, muss sichergestellt sein, dass diese wahr sind. Denn die Folgen einer Fehlinformation tragen in jedem Fall Sie.
Referenzen können entweder schriftlich oder mündlich/telefonisch mit Niederschrift eingeholt werden.
Personalberater arbeiten bei der Referenzeinholung im Wesentlichen mit folgendem Fragenkatalog (dieser ist nicht abschließend). Als Referenzgeber kommt dabei der Firmeninhaber bzw. der Leiter Personal des ehemaligen Unternehmens in Betracht. Schon aus haftungsrechtlichen Gründen wird man einen Angestellten diese Aufgabe nicht erledigen lassen.
 | Wie lange kennt der Referenzgeber den Bewerber persönlich?
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| Wie beurteilt der Referenzgeber die Fachkompetenzen des Bewerbers?
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| Wie beurteilt der Referenzgeber die Sozialkompetenzen des Bewerbers?
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| Wie beurteilt der Referenzgeber die Managementfähigkeiten des Bewerbers?
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| Wäre der Referenzgeber bereit, den Bewerber erneut einzustellen?
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| Hält der Referenzgeber den Bewerber als geeignet für die angestrebte Position? |
Exkurs: Referenzzeugnis
Dieser Begriff taucht noch gelegentlich in der Literatur auf, in der Praxis dagegen so gut wie nicht mehr. Gemeint ist mit dem Referenzzeugnis nichts anderes als das eher bekannte Empfehlungsschreiben, das ein Vorgesetzter seinem Mitarbeiter auf dessen Wunsch hin ausstellt.
Von diesem Empfehlungsschreiben/Referenzzeugnis abzugrenzen ist auch das Zwischenzeugnis und das Vorläufige Zeugnis.
