Die Bewerbungsmappe ist das Instrument zur Vorauswahl, da sich aus ihr objektive Fakten ablesen lassen (Fachkompetenz). Sie stellt eine erste Arbeitsprobe dar, aus ihr lässt sich das Ausmaß sorgfältigen Arbeitens ersehen. Das gilt besonders für das Anschreiben.
Der Lebenslauf kann in zweifacher Hinsicht ausgewertet werden. Zum einen gibt er erschöpfende Auskunft über die Fachkompetenz bezogen auf die Vakanz. Zum anderen lassen sich aber auch subjektive Faktoren wie Durchhaltevermögen, Leistungsbereitschaft und Motivation ermitteln. Ständiger Jobwechsel, verbunden mit kurzer Verweildauer bei den einzelnen Arbeitgebern, abgebrochene Ausbildungszeiten und nicht bestandene Prüfungen, führen zur Zurückweisung des Bewerbers.
Das Lichtbild ist ein weiteres Selektionsinstrument. Untersuchungen haben gezeigt, dass körperliche Attraktivität sowohl bei weiblichen, als auch männlichen Kandidaten durchaus geeignet ist, bei gleicher Qualifikation einen Startvorteil zu verschaffen. Eine auf bloße Attraktivität gegründete höhere Einstellungswahrscheinlichkeit ist aber nicht belegt. Anders gewendet: Wer nur schön, aber unfähig ist, bleibt draußen.
Auch die beigefügten Arbeitszeugnisse lassen sich vom Leser, das notwendige Expertenwissen vorausgesetzt, in zweifacher Hinsicht entschlüsseln. Jedes Arbeitszeugnis sagt nicht nur etwas über den Beurteilten aus, sondern gibt ebenso Auskunft über die Beurteilungskompetenzen des Ausstellers. Ist für den geübten Leser erkennbar, dass es sich um ein so genanntes Dilettantenzeugnis handelt, das formale und sprachliche Mängel aufweist und nicht nach den anerkannten Regeln der Zeugnisfachsprache geschrieben ist, wird er es mit der gebotenen Vorsicht handhaben. Aalglatte Arbeitszeugnisse lösen gleichermaßen Misstrauen aus, weil hier wahrscheinlich ein Fall der so genannten Selbstausstellung vorliegt: Der Zeugnisempfänger selbst ist als Ghostwriter aufgetreten.
Viele Unternehmen, namentlich große, versenden an Bewerber zusätzlich Personalfragebögen mit der Bitte, diese auszufüllen und zurückzusenden. Die meisten Bewerber empfinden das als überflüssigen Bürokratismus, weil sie meinen, das Informationsbedürfnis der Firma bereits mit ihren Bewerbungsunterlagen ausreichend gestillt zu haben. Folglich bearbeiten sie den Personalfragebogen eher lieblos und verweisen teilweise auf ihre Unterlagen. Von diesem Verhalten ist abzuraten, weil sie ein geringes Maß an Kooperationsbereitschaft vermuten lässt. Die Vorgehensweise der Unternehmen ist in diesem Punkt auch begründet: Sie setzen Personalfragebögen ein, um von allen Bewerbern die gleichen und damit vergleichbaren Informationen zu erhalten!
Einstellungsgespräche (auch Bewerber- oder Auswahlinterview) stellen gewissermaßen das Highlight unter den Selektionsinstrumenten dar. An ihnen kommt keiner vorbei, weder das Unternehmen noch der Bewerber. Das Unternehmen kann unmöglich darauf verzichten, will es nicht ein unkalkulierbares Rekrutierungsrisiko eingehen und der Bewerber legt Wert darauf, eine echte Vorstellungschance zu bekommen, auch wenn er sich meistens davor fürchtet. Die bloße Ablehnung aufgrund der Bewerbungsunterlagen frustet die meisten Kandidaten. Wie öft hört man die Zurückgewiesenen dann sagen:“Ich habe ja nicht einmal die Möglichkeit bekommen, mich vorzustellen, um meine Stärken zu beweisen!“.
Es gibt allerdings eine gewichtiges Problem bei den Auswahlinterviews: Die meisten von ihnen laufen praktisch unstrukturiert ab. Dass in solchen Fällen verwertbare Ergebnisse nicht erzielt werden, liegt auf der Hand. Folglich spielt zum Schluss doch wieder der berühmte Nasenfaktor die ausschlaggebende Rolle. Es genügt für das Unternehmen auch nicht, sich irgendwo eine Fragenliste abzuschreiben oder sich von einem Berater abschreiben zu lassen. Das Unternehmen muss klare Vorstellungen davon haben, wie der optimale Bewerber für die konkrete Vakanz überhaupt aussehen soll. Auf dieser Grundlage muss das Interview vorbereitet, der Ablauf strukturiert und die Fragen formuliert werden.
Wenn es ein Auswahlinstrument gibt, das größte Unsicherheit bei den Bewerbern auslöst, dann sind das die Persönlichkeitstests. Dies kommt nicht von Ungefähr, denn der einzelne Bewerber gibt durchaus Einblick in seine Persönlichkeit, unter Umständen über den Bereich hinaus, der für den Job eine Rolle spielt. In den letzten zehn Jahren drängte eine Flut an Testverfahren auf den Markt, über deren Qualität im Einzelfalle durchaus gestritten werden konnte. Wenn solche Tests zunehmend computergestützt ablaufen, wird dieser Umstand von den Herstellern gerne als „Verobjektivierung“ eines sensiblen Bereichs verkauft. Allerdings hat am Anfang immer ein Mensch vor dem PC gesessen und den Test entwickelt. Inwieweit die so genannte DIN 33430, die vor zwei Jahren extra für die Personalrekrutierung geschaffen wurde, hier für Qualität sorgt, bleibt abzuwarten.
Das Assessment Center (AC) wird von den Bewerbern ähnlich gefürchtet wie die Persönlichkeitstests. Es handelt sich im Grunde um die Zusammenfassung von mehreren Auswahl- und Prognoseinstrumenten. Dazu zählen Interviews, Rollenspiele sowie Fähigkeits- und Interessentests. Diese Ansammlung an Instrumenten sollte vom Kandidaten nicht als pure Seelenfolter verstanden werden, sondern als Mehrfachchance. In jedem Fall soll das AC dazu beitragen, die Entwicklungspotentiale der Teilnehmer zu messen.
Die meisten Bewerber glauben, den Zieleinlauf endgültig geschafft zu haben, wenn sie den Anstellungsvertrag in den Händen halten. Das ist nicht ganz richtig. Auch die anschließende Probezeit ist ein Selektionsinstrument. In diesem Zeitabschnitt muss der neue Mitarbeiter nun sein Können unter Beweis stellen. Pannen im Auswahlverfahren, verschwiegene Wissenslücken oder vorgetäuschte Kompetenzen werden meistens schonungslos aufgedeckt. Leider sind auch die negativen Folgen im Falle des Scheiterns für alle Beteiligten gravierend. Das Unternehmen muss wieder in das kostenintensive Rekrutierungsverfahren einsteigen und der wieder ausgeschiedene Mitarbeiter hat in seinem Lebenslauf einen gescheiterten Job vorzuweisen.
